In unserem kürzlichen Flurgespräch ging es einmal nicht um die Optimierung der Qualität im Maschinendesign oder Erfolgssteigerung für unsere Kunden. Diesmal analysierten wir, wie wir die kleinen, aber aufdringlichen Eindringlinge identifizieren und eliminieren können: Die zahlreichen Miniaufgaben, die tagtäglich unsere Aufmerksamkeit angreifen und bombardieren.
Die Erkenntnis im Team war: Unerledigte Projekte sind offene Projekte und vergleichbar mit Bällen, die wir in die Luft werfen. Wir sollten nur die Bälle hochwerfen, die wir auch handhaben können. Ich kenne nur wenige Menschen, die in der Lage sind, mehr als drei Bälle zu jonglieren. Das kostet volle Konzentration – oder die Bälle folgen der natürlichen Schwerkraft.
Wie viele Bälle jonglieren Sie?
Sie denken, Sie haben alles exzellent vorbereitet, organisiert und delegiert, damit ein Projekt vorankommt und abgeschlossen werden kann. Inhaltlich haben Sie an alles gedacht und auch Ihre Erwartungen klar zum Ausdruck gebracht. Dann passiert es: Miniprojekte melden sich als quälende Eindringlinge. Meist sind es Aufgaben, die erledigt werden müssen, um das Unternehmen „am laufen“ zu halten: Wichtig, aber viel zu lange im unerledigten Zustand. Bei uns betreffen sie Zulieferer, to-do´s rund um das Wohl unserer Besucher und Mitarbeiter, organisatorisches oder Firmenfahrzeuge. Manchmal auch Aufgabenbausteine, die nur einen kleinen Beitrag für ein Maschinendesign-Projekt leisten.
Vorprogrammierter Stress
Ein klassischer Fall bei Design Tech: Wir brauchen Materialmuster, um aufzuzeigen, wie wir uns die Umsetzung einer Idee vorstellen. Der Lieferant weiß bereits vier Wochen im voraus, was wir benötigten und auch, dass es keine Eile hat. Vier Wochen sind schließlich eine lange Zeit. Ohne Dringlichkeit ist Stress vorprogrammiert. Der Lieferant hat das Thema erst einmal hinten angestellt. Der Projektleiter allerdings denkt jeden Tag an seine wichtigen aber nicht eiligen Muster, die er für einen vereinbarten Termin braucht. Zwei Wochen vor dem Tag x poppt der Gedanke an das Materialmuster täglich mehrmals ins Bewusstsein des Projektleiters… Hätte er dem Lieferanten doch einen frühen Termin gesetzt und eindeutig Dringlichkeit vermittelt.
Die Unruhe des Projektleiters wächst
Eine Woche vor dem Termin fragen wir nach, wann die Muster bei uns eintreffen würden. Wir erfahren, dass dies erst einen Tag vor dem Kundengespräch passieren würde. Stressgedanken. Jeden Tag. Was passiert, wenn die Muster nicht rechtzeitig ankommen? Das ist nicht konstruktiv. Doch damit nicht genug. Wir schieben eine zweite Miniaufgabe vor uns her bis zur letzten Minute. Für eine dritte Sache haben wir keine überzeugende Idee, wie wir sie anpacken sollen und vertagen sie stets aufs Neue. Weitere kleine Aufgaben kommen hinzu.
Das Designerauge soll auch noch mitdenken
„Schauen Sie mit Ihrem Designerauge ab und zu mal über das Projekt, das reicht uns“, hören wir gelegentlich. Was so harmlos klingt, macht in Wirklichkeit aus einem scheinbar kleinen Zusatzaufgabe ein klassisches „Online-Projekt“, wie ich es nenne. Sie sind „standby“ und wollen permanent mit unserer Geistesgegenwart und Energie gefüttert werden. Wir denken dann unaufhörlich über solch´ ungelöste Themen nach und richten unsere wertvolle und begrenzte Aufmerksamkeit darauf.
Jeder kennt das
Nun haben wir viel zu viele Miniprojekte parallel im Hinterkopf. Jedes davon meldet sich regelmäßig, ohne dass es spürbar vorangeht und Entlastung bringt. Die kleinen Projekte beschäftigen uns und rauben uns die Konzentration für das Wesentliche. Sie setzen uns unbewusst unter Ergebnisdruck, wo doch die wichtigen Maschinendesign-Projekte unsere volle Zeit, Aufmerksamkeit und Kraft brauchen. Sie kennen so etwas auch? Ich habe festgestellt: Jeder kennt das.
Sie fressen die Zeit einer Halbtagskraft
Wenn man mehrere solcher Projektchen wie Dateien im Hirn „online“ geöffnet hat, müssen alle gleichzeitig gemanaged und wie Bälle jongliert werden, sollen sie das erwünschte Ergebnis erzielen. Zehn solcher „Online-Projekte“ gleichzeitig können die Zeit einer Halbtagskraft fressen. Ich wette, dass jeder Mitarbeiter von Design Tech täglich eine Stunde mit solchen Aufgaben gedanklich beschäftigt ist. Eine Stunde mal zwölf Mitarbeiter ergeben eineinhalb vergeudete Manntage an jedem einzelnen Arbeitstag. Welch eine Vernichtung von Kapazität und Ressourcen!
Ich erzähle das so offen, weil ich darin unvermutete Quellen sehe und festgestellt habe, dass es bei unseren Kunden genauso ist. Ich beobachte auch, dass fast immer die bewusste Erkenntnis über dieses Prinzip fehlt. Dieses Naturgesetz folgt der Salami-Technik und wird deshalb vollkommen unterschätzt.
So reduzieren Sie Miniprojekte
Das Design Tech-Team hat sich zum Ziel gesetzt , nachfolgende Regeln konsequent anzuwenden, um „Online-Projekte“ auf ein absolutes Minimum zu reduzieren:
1. Die Kernprojekte sind „Online“-Projekte, mit denen wir uns intensiv und konzentriert beschäftigen wollen.
2. Miniprojekte laufen nicht nebenher. Deshalb müssen sie identifiziert, dringlich gemacht und so schnell wie möglich zum Abschluss gebrachten werden.
3. Sie sollten alles als dringlich deklarieren. Wenn Sie ein Projekt beginnen, dann drücken Sie immer und ohne Ausnahme hartnäckig und mit Nachdruck auf das Umsetzungstempo.
4. Wenn ein Projekt nicht in einem Zug zum Abschluss gebracht werden kann, dann beginnen Sie es nicht. Es sei denn, Sie machen aus den einzelnen Aufgaben Teilprojekte, die wiederum dringlich abgeschlossen werden.
In diesem Sinne wünsche ich Ihnen eine erfolgreiche Woche mit Bewusstheit für Dringlichkeit.
Ihr Jürgen R. Schmid
Ammerbuch Nähe Stuttgart