Kennen Sie die Erfahrung? Große Projekte und Vorhaben geraten ins Stocken, und Sie haben keine Erklärung dafür.
Stellen Sie sich vor, Sie haben eine Besprechung oder sitzen mit Ihrer Familie am Tisch und es geht darum, dass auch die kleinen Selbstverständlichkeiten erledigt werden müssen, damit das große Ganze reibungslos funktioniert. Nach einiger Zeit stellen Sie allerdings fest, dass nichts davon erledigt wurde.
Warum wurde niemand aktiv? Alle sind sich einig, dass die Themen erledigt werden müssen und jedem ist klar: Die Aufgabe ist schnell erledigt und kann auch sofort angepackt werden.
Reden ist Silber – machen ist Gold
Ich habe mich zu diesem Thema an folgende Begebenheit aus den Anfangsjahren bei Design Tech erinnert: In einer Teamsitzung haben wir ein Mini-Problem identifiziert: Der neue Praktikant hat in den Büroräumen für ein Maschinen Designprojekt mit Sprühkleber gearbeitet.
Eine enorme Sauerei. Jeder weiß das – eigentlich. Der klebrige Film hat sich großräumig auf allen Möbeln niedergelassen. Eine unangenehme und überflüssige Reinigung ist angesagt.
Nach drei Tagen stellte ich fest, dass die Tischfläche immer noch klebrig war und der Praktikant, immer noch unwissend, die Sprühdose bereits zum zweiten Mal zum Einsatz gebracht hatte. Wir hatten doch im Team darüber gesprochen und das Problem erkannt! Warum ist das Reden und die Zustimmung so einfach und das tatsächliche Tun so enorm schwierig?
Der Stein des Anstoßes
Ich spreche nicht von perfekt organisierten Projekten, die nach einem festen Projektplan mit Zuständigkeiten und Deadlines ablaufen, sondern von den kleinen Dingen des Lebens:
Nach dem Essen den Tisch abwischen, das Besprechungszimmer mit Getränken bestücken, damit überraschendem Besuch ein Mineralwasser angeboten werden kann, den kleinen Stein unter der Türe, der den Fußboden zerkratzt, entfernen.
So geht es entspannt!
Ich habe festgestellt, dass Maschinendesign-Projekte immer perfekt laufen: Jeder kennt genau seine Aufgaben und Verantwortlichkeit. Schwierig wird es nur bei Themen, die keine festen Zuständigkeiten haben, die jeden betreffen. Jeder könnte sich angesprochen fühlen – oder auch nicht. Denn ohne diese kleinen Aufgaben ist der Arbeitsablauf im Business teilweise erheblich gestört. Wer die letzte Kaffeepackung öffnet, könnte beim nächsten Einkauf den Mangel beheben und dabei gleich noch das Altglas mitnehmen. Kommt jetzt Besuch, der Kaffee ist aus und die leeren Flaschen stehen im Foyer, dann hat jemand ordentlich Stress…. Der ihm noch im Gesicht steht, wenn das Gespräch bereits angefangen hat. Das könnten wir entspannter haben.
Der Kümmerer
Die Lösung ist auf zwei Ebenen zu finden. Erstens ist es sehr hilfreich, wenn jede Aufgabe sofort einen „Kümmerer“ bekommt. Die Erfahrung zeigt: Wenn eine Aufgabe einer Person konkret zugeschrieben ist, dann wird sie auch erledigt. Ein Topmanager hat mir dazu gesagt: „Du musst die Aufgaben an jemanden übergeben, von dem du weißt, dass er sehr viel zu tun hat. Diese Person wird das sofort erledigen, damit er sich wieder ungestört seiner eigentlichen Tätigkeit zuwenden kann. Wenn sich „alle“ drum kümmern, dann kannst Du lange auf die Erledigung warten.“
Der Initiativfähige
Die zweite Ebene ist genauso interessant und relevant. Ein erfahrener und geschätzter Kollege hat mir das folgendermaßen erklärt: „Du brauchst Menschen, die initiativfähig sind.“
„Was ist das?“ fragte ich zurück. Er: „Das sind Menschen, die sehen, dass ein Bleistift auf dem Fußboden liegt und ihn beim vorbei gehen aufheben und zurück in die Schublade legen.“
Vielleicht haben Sie auch die Erfahrung gemacht, dass die kleinen Dinge das große System empfindlich aus dem Gleichgewicht bringen können. Sorgen Sie immer dafür, dass jede Aufgabe, die in Ihr Blickfeld kommt, sofort einer einzigen Person zugewiesen wird. Oder Sie erledigen das gleich selbst.
Wenn Sie initiativfähige Menschen um sich haben, dann haben Sie fast automatisch für jede kleine Aufgabe einen „Kümmerer“, der sich selbst ins Gespräch bringt und sich für nichts zu schade ist.
Ihr Jürgen R. Schmid
Design Tech